Comment Blue J a réduit ses frais de transaction en devises et accéléré l’automatisation de ses finances grâce aux paiements en USD de Float.

Le défi

Le passage de 40 à 90 employés n’a pas été sans friction pour l’équipe des finances de Blue J : la complexité a monté d’un cran, entre la volatilité des taux de change et la dispersion des dépenses des fournisseurs d’une devise à l’autre. Régler des factures en dollars américains depuis un compte canadien s’avérait à la fois coûteux et inefficace.

« Notre banque n’offrait rien de vraiment adapté », souligne Charlie Fazackerley, CPA, directrice des finances chez Blue J. « Ils proposaient des programmes de couverture pour les grandes entreprises, mais il nous fallait quelque chose de simple et d’efficace. »

Pendant ce temps, les remboursements manuels et la gestion centralisée des dépenses créaient de véritables goulots d’étranglement à mesure que l’équipe grandissait. À chaque cycle de paie, Charlie passait des heures à courir après les reçus et les approbations – du temps précieux qu’elle aurait pu consacrer à des dossiers stratégiques.

La solution

Les comptes en dollars américains de Float ont permis à Blue J de franchir un nouveau cap en matière d’efficacité. L’équipe a approvisionné un compte en USD chez Float et a émis des cartes virtuelles pour ses fournisseurs américains : les paiements s’effectuent directement en dollars américains, sans aucuns frais de conversion.

« Dès qu’on a commencé à régler nos factures en dollars américains avec Float, on a arrêté de perdre de l’argent sur les opérations de change », affirme Charlie. « On approvisionne notre compte en USD sur la plateforme Float, on paie en USD, et fini les mauvaises surprises. »

Float a également aidé Blue J à adapter ses contrôles internes en vue d’atteindre le cap des 100 employés avant la fin de l’année. Grâce aux flux d’approbation sur mesure et aux cartes émises pour chaque fournisseur, les chefs de service gardent le contrôle en direct sur les dépenses, sans que les finances freinent la cadence.

Sans compter qu’avec les remboursements de Float, l’équipe ne perd plus de temps avec les rapports Excel et les remboursements qui s’éternisent d’une paie à l’autre. Elle n’a qu’à glisser-déposer les reçus pour une approbation instantanée et des versements rapides directement dans le compte de banque.

Les résultats

• • Des milliers de dollars économisés en frais de change chaque année, sur 100 000 $ de factures en USD par mois
  • Plus de 350 heures par année récupérées par l’équipe des finances et les autres services
  • Fin des remboursements sur la paie et de la saisie manuelle dans des feuilles de calcul
  • Aucune erreur de rapprochement grâce à l’intégration avec NetSuite
  • Une visibilité et un contrôle totaux malgré une équipe deux fois plus grande

Les détails

Avant que Float n’introduise les paiements en dollars américains, Blue J réglait en dollars canadiens ses factures en USD, payant jusqu’à 3 % de frais de change à chaque transaction. « Notre banque était tellement rigide que nous devions demander la permission pour dépenser notre propre argent », raconte Charlie. « Elle nous proposait des stratégies de couverture qui n’avaient aucun sens pour une petite entreprise. »

La transition vers Float a tout réglé. Grâce aux cartes et aux fonds en dollars américains, Blue J a rayé des frais inutiles tout en gardant l’œil sur chaque dépense transfrontalière. Blue J s’est aussi débarrassée des cartes de crédit émises par sa banque, ce qui a mis fin aux entrées manuelles dans NetSuite et aux maux de tête causés par les risques de fraude sur les cartes physiques.

En parallèle, Charlie a utilisé Float pour automatiser les approbations et les remboursements, alors même que l’entreprise doublait de taille. Avant Float, l’équipe songeait à embaucher quelqu’un ou à externaliser la paie simplement pour arriver à traiter tous les remboursements. « Je passais 100 heures par année rien que sur les remboursements », explique-t-elle. « C’est maintenant automatique. »

Le déploiement s’est fait comme sur des roulettes. Charlie a d’abord testé la fonction de remboursement avec un membre de l’équipe qui venait d’acheter une souris d’ordinateur. Le processus était tellement simple que lorsque Charlie a soumis la dépense pour validation, le feu vert a été donné sur-le-champ au motif que la plateforme était déjà connue et éprouvée. Ils ont créé un guide d’une page pour les collègues, mais ceux-ci n’ont même pas eu besoin de le consulter. Tout le monde a eu un déclic en réalisant : « Ah, il suffit de glisser et de déposer les reçus! C’est vraiment facile! », ajoute Charlie. « On n’a même pas eu besoin de former qui que ce soit. »

Même son de cloche à la fin du mois. La synchronisation parfaite avec NetSuite a tout changé.

« On utilise beaucoup d’API, mais il y a toujours des problèmes. » Float n’a jamais manqué une seule transaction. Si ça dit que c’est exporté, c’est exporté. »

Cette fiabilité change la donne pour la clôture des fins de mois. Les autres intégrations oublient régulièrement des transactions et obligent à passer des heures à tout rapprocher; avec Float, la synchronisation est irréprochable. « Quand j’arrive à la fin du mois, si toutes ces transactions apparaissent comme exportées dans Float, je sais que tout sera bien bouclé », explique Charlie. « Je n’ai pas besoin de passer des heures à chercher ce qui a été manqué. »

Au-delà des gains d’efficacité, Float a permis à Charlie de se concentrer sur des tâches stratégiques.

« Grâce au temps récupéré, j’ai pu décrocher des subventions pour l’entreprise et commencer à automatiser la gestion de nos revenus. Float m’a littéralement donné l’espace nécessaire pour travailler sur la croissance. »