Comment Andgo Systems a économisé 2 500 $ et gagné plus de 20 heures par mois grâce à Float

Le défi

Avant Float, le système financier d’Andgo reposait sur un ensemble d’outils disparates et déconnectés : des solutions distinctes pour le paiement des fournisseurs dans Plooto, l’approbation de factures par courriel, la collecte de reçus, le remboursement des dépenses des personnes en sous-traitances aux États-Unis et le codage des transactions dans Xero. Cela générait des difficultés, des retards et du travail en double. Toutes les semaines, Leigh passait des heures à chercher des reçus, à saisir manuellement des transactions et à faire le suivi des approbations. En parallèle, elle approuvait toutes les factures à l’extérieur de l’outil de paiement et ne laissait donc aucune piste de vérification claire.

« Tous les jours, je courais après les gens pour qu’ils me remettent leurs reçus », raconte Leigh. « Parfois, j’ignorais même qui avait effectué l’achat. »

« Le processus de traitement des comptes fournisseurs dans Plooto était plutôt ardu », ajoute Kaitlyn Biggs, CPA, directrice des finances chez Andgo. « On devait gérer les approbations de factures par courriel, alors on ne pouvait conserver aucune trace écrite rigoureuse. »

Le partage des cartes de crédit d’entreprise accentuait le chaos. Parfois, il fallait remplacer les renseignements de paiement de plusieurs dépenses récurrentes au sein de l’entreprise, ce qui était tout un casse-tête. Absence de visibilité, coûts élevés des outils et trop de temps consacré aux tâches administratives de base : il ne faisait aucun doute qu’Andgo avait besoin d’une solution centralisée et extensible.

La solution

Afin de centraliser ses dépenses, Andgo s’est tournée vers Float, une plateforme conviviale. Pour se familiariser, elle a commencé par déployer les cartes d’entreprise et les remboursements. Il était désormais facile pour Leigh de coder les transactions directement dans Float et de catégoriser les dépenses par service ou événement grâce aux champs personnalisés. L’équipe y a aussi vu une autre occasion de simplifier le processus de gestion des comptes fournisseurs; elle a donc adopté Float pour le paiement des factures.

Les résultats

• Plus besoin de solutions ponctuelles distinctes, comme Dext, Plooto et le recours à un cabinet comptable
• Intensification des activités de l’équipe des finances, sans effectifs supplémentaires
• Vue d’ensemble des dépenses en temps réel grâce aux rapports et aux champs personnalisés
• Gain de plus de 20 heures par mois sur la gestion des comptes fournisseurs, le codage et le rapprochement
• Déploiement rapide, adoption facile par le personnel, formation minimale requise
• Contrôles internes améliorés avec une piste de vérification complète : chaque facture approuvée par la personne compétente est consignée dans Float

Les détails

Après avoir utilisé Float dans une entreprise antérieure, Zach Hill, nouveau vice-président des finances, a intégré la solution chez Andgo. À ce moment-là, Leigh Spinney gérait tous les comptes fournisseurs de l’entreprise. 

« Comme il avait déjà utilisé Float, Zach nous a incités à l’adopter. Je n’avais pas le choix, et j’en suis vraiment heureuse », déclare Leigh.

Le moment n’aurait pu être plus propice. Leigh, qui consacrait beaucoup de temps aux activités financières quotidiennes, était dépassée par les processus manuels, et Float se voulait un moyen pour elle de consolider ses outils financiers tout en automatisant les aspects les plus pénibles de son travail. Dans un premier temps, l’équipe a déployé Float pour la gestion des cartes d’entreprise et les remboursements, mais a conservé Plooto pour la gestion des comptes fournisseurs. Kaitlyn n’a pas tardé à y voir une autre possibilité d’amélioration.

« On cherchait surtout à simplifier les comptes fournisseurs », explique-t-elle. « Avant, on avait les approbations par courriel, suivies de Xero, puis de Plooto. Maintenant, on n’utilise que Float, puis on exporte tout dans Xero. Finies les étapes supplémentaires. »

Float sert désormais à toutes les tâches : des paiements de factures aux remboursements en passant par les cartes virtuelles et les abonnements. En toute vitesse, Leigh saisit les transactions directement dans Float et utilise des champs personnalisés pour catégoriser les dépenses par service ou événement, ce qui facilite la communication avec les parties prenantes à l’échelle de l’entreprise.

« On a créé une étiquette pour chaque événement. Quand les chefs de service me demandent à combien s’élèvent les dépenses d’un déplacement, je peux leur envoyer un rapport en à peine quelques minutes », dit-elle. « Après le passage à Float, on a arrêté d’utiliser trois ou quatre plateformes. C’est vraiment merveilleux. »

« Float me permet de tout surveiller facilement, sans y consacrer beaucoup de temps », ajoute Kaitlyn. « La gestion des dépenses est maintenant une responsabilité partagée dans l’entreprise. Les responsables du budget peuvent suivre facilement chaque dollar dépensé; il y a beaucoup plus d’imputabilité. »

Si la plupart des dépenses sont portées à des cartes Float, des remboursements demeurent nécessaires dans certaines situations, par exemple, lorsqu’une recrue effectue un achat avant d’avoir reçu sa carte ou lorsque des employés utilisent leurs véhicules personnels. Pour l’équipe de Leigh, Float se veut un moyen simple de gérer ces exceptions sans complications.

Avant Float, le remboursement des dépenses du personnel aux États‑Unis devait passer par un processus d’approbation complexe et en plusieurs étapes, qui exigeait souvent un certain degré de concertation entre les intervenants internes et externes. En plus de porter à confusion, le processus était lent et souvent frustrant pour l’équipe.

« Avant, les remboursements étaient un vrai calvaire », raconte Leigh. « Trop de personnes participaient aux approbations, et le processus manquait de transparence. Avec Float, les remboursements sont maintenant un jeu d’enfant. »

Les employés peuvent soumettre leurs notes de frais directement sur la plateforme et, après l’approbation par la personne concernée, les paiements sont effectués en quelques clics.

Le personnel n’a pas eu à se faire convaincre d’adopter Float. Leigh a été ravie de voir son équipe adopter la plateforme aussi facilement, avec très peu de formation nécessaire. Une courte séance d’intégration pour les nouveaux membres de l’équipe a suffi. En un rien de temps, tout le monde savait utiliser les cartes de crédit et procéder aux remboursements et au paiement de factures.

Et le plus beau dans tout ça? Après l’adoption de Float, Leigh avait tellement de temps qu’elle a pu élargir ses fonctions pour s’occuper de la réalité augmentée et étoffer ses responsabilités.

« Avant, je ne m’occupais que des comptes fournisseurs », dit Leigh. « Maintenant, je n’y pense presque plus. »

Ses mandats comprennent maintenant la clôture de fin de mois, la préparation des états financiers, la facturation et les recouvrements (et le délai moyen de paiement a baissé considérablement). 

« Je me sens plus utile dans mon travail, et je vois en quoi je contribue à l’atteinte des objectifs d’Andgo. »

Leigh affirme qu’au-delà de la plateforme elle-même, le soutien de Float a été tout aussi important. « Je dis souvent à mes collègues qu’il n’y a pas mieux que le soutien de Float », dit-elle. « En plus de réagir rapidement, l’équipe a déployé certaines recommandations que je lui avais faites, ce qui m’a été très utile. »

Kaitlyn a un conseil très simple à donner aux équipes des finances qui utilisent encore des outils disparates : « Migrez vers Float. Il faut l’essayer pour comprendre à quel point ça facilite les choses. Le processus est incomparable. »