Comment l’équipe des finances de Wahi a récupéré 76 % de son temps

Le défi

Chaque mois, l’équipe des finances de Wahi consacrait beaucoup trop de temps à des tâches fastidieuses, comme le suivi des reçus, le rapprochement des paiements et la saisie manuelle de renseignements dans QuickBooks. La saisie manuelle des reçus dans les journaux était chronophage et gaspillait les ressources. Chaque mois, la clôture mensuelle pouvait prendre une quinzaine de jours.

La solution

Wahi a remis des cartes Float à son personnel de bureau et aux spécialistes de l’immobilier, gagnant au passage des heures de saisie manuelle de données. L’équipe a entièrement adopté la plateforme de gestion des dépenses de Float. Depuis, le personnel jouit d’une autonomie accrue, et les gestionnaires et l’équipe des finances, d’une visibilité améliorée.

Les résultats

• L’équipe des finances de Wahi a réduit jusqu’à 76 % le temps qu’elle consacrait à la collecte des reçus, au rapprochement et à la clôture mensuelle.
• Les reçus sont soumis en à peine quelques minutes, au lieu de plusieurs jours; 95 % des reçus sont maintenant soumis à temps et assortis des bons codes comptables.
• La réconciliation automatisée a fait passer la clôture mensuelle d’une quinzaine de jours à moins de cinq jours.
• L’intégration avec QuickBooks permet d’éliminer une journée complète de saisie manuelle de données.
• L’équipe peut consacrer le temps gagné à des tâches à valeur ajoutée, qui favorisent l’essor de l’entreprise.

Les détails

En tant qu’agence immobilière innovante, Wahi est à la fine pointe de la technologie pour aider les Canadiens et les Canadiennes à acheter et à vendre des habitations rapidement, facilement et à moindre coût. Mais en coulisses, Wahi était prisonnière d’un cycle de gestion des dépenses du personnel et de comptabilité obsolète. Dans un secteur où les dépenses individuelles sont nombreuses, les spécialistes de l’immobilier et le personnel de Wahi portaient souvent des frais d’entreprise classiques à des cartes de crédit, et plus les dépenses étaient nombreuses, plus l’équipe des finances avait des tâches administratives à gérer. 

Chaque mois, l’équipe des finances de Wahi consacrait jusqu’à 76 % de son temps à la collecte des reçus, à l’attribution des codes comptables et à l’arrêt des comptes. Le rapprochement des reçus et des dépenses de déplacement, les factures de représentation et les coûts de marketing prenaient des jours. En plus, il fallait veiller à l’approbation de tous les coûts et au respect du budget imparti. Puis, une fois tous les renseignements enfin disponibles, l’équipe des finances nécessitait au moins deux jours pour saisir les données dans QuickBooks, ce qui augmentait le risque d’erreurs et dédoublait inutilement le travail.

« Tous les mois, on avait plus de 200 transactions liées aux dépenses, le processus était donc extrêmement lourd », affirme Jessie Zhang, directrice des finances. « On était mûrs pour une solution optimale, qui allait nous permettre de réduire nos efforts manuels tout en autonomisant notre équipe, sans les tracas et les coûts élevés des cartes individuelles. »

C’est là qu’est intervenue la plateforme de gestion des dépenses de Float, qui offrait plusieurs cartes individuelles sans frais supplémentaires et une intégration transparente avec QuickBooks permettant de réduire le temps de saisie manuelle.

« En nous proposant la solution intégrale qu’il nous fallait, Float a complètement changé la donne », s’enthousiasme Jessie. « Notre équipe profite d’une souplesse et d’un contrôle accrus lui permettant de soumettre les reçus sur-le-champ. Grâce à Float, il est facile d’envoyer un reçu comprenant le code comptable; notre équipe des finances a donc gagné des heures de travail. »

Jusqu’à maintenant, six employés ont reçu des cartes Float virtuelles pour leurs dépenses. Chacune est assortie de ses propres limites et hiérarchies d’approbation, et il est possible de les ajuster en temps réel. Les membres de l’équipe peuvent demander des dépenses particulières et avoir accès à des limites prédéfinies selon les besoins. À mesure que Wahi croît, c’est ce niveau de contrôle dont elle a besoin dans une solution de gestion des dépenses. Les responsables peuvent ainsi maintenir la rapidité et l’efficacité des approbations, sans perdre la visibilité ni la possibilité d’ajuster les limites.

« Les rappels de reçus et la fonction de rapprochement automatique sont conviviaux et comptent beaucoup dans la satisfaction et l’efficacité de notre équipe en période de clôture de fin de mois. »

Le personnel et les spécialistes en immobilier ont également constaté d’importants gains de temps. Une numérisation rapide ou un courriel suffisent pour que la boîte de réception intelligente de Float associe automatiquement les reçus aux transactions. Ce faisant, elle signale toute anomalie ou envoie des rappels si un reçu est absent. Il est même possible de gérer les dépenses récurrentes séparément sur chaque carte, ce qui est idéal pour les abonnements mensuels ou les adhésions.

Chaque trimestre, l’équipe des finances de Wahi augmente le nombre de dépenses gérées par Float. Elle a pleinement confiance que ce partenariat l’aidera à continuer de simplifier autant que possible la clôture mensuelle. En ce moment, elle étudie la possibilité d’utiliser le produit de paiement de factures de Float pour régler les factures en toute facilité ainsi que son produit de remboursement pour payer le kilométrage et les frais du personnel.

« On étudie la possibilité de transférer tous nos paiements vers la plateforme de Float », explique Jessie. « Les rappels de reçus et la fonction de rapprochement automatique sont conviviaux et comptent beaucoup dans la satisfaction et l’efficacité de notre équipe en période de clôture de fin de mois. »