Comment Viva a récupéré 8 heures de tâches financières par mois grâce à Float

Le défi

L’équipe de Viva croulait sous les tâches administratives manuelles liées au rapprochement des dépenses et aux approbations. Ne disposant pas de cartes d’entreprise, l’entreprise dépendait uniquement des cartes personnelles des cofondateurs, ce qui obligeait l’équipe des finances à éplucher manuellement les relevés de carte de crédit pendant des heures.

Les cofondateurs devaient intervenir dans l’approbation et même la gestion quotidienne des achats de l’équipe, jusqu’à des tâches anodines mais chronophages : saisir des numéros de carte de crédit, annuler des abonnements, rassembler les reçus ou contester des transactions frauduleuses.

La solution

Grâce à la solution financière tout-en-un de Float, Viva a pu facilement remettre des cartes d’entreprise physiques et virtuelles à ses équipes au Canada, aux États-Unis et en Amérique latine. Cela a permis de simplifier et de centraliser la gestion des finances et la comptabilité.

L’ancrage canadien de Float en a fait un choix tout naturel pour Viva, qui cherchait une plateforme pensée sur mesure pour les entreprises canadiennes. L’essai gratuit sans risque et la prise en charge par l’équipe de soutien ont permis à Viva de migrer sans accroc depuis son ancienne plateforme.

Les résultats

• Plus d’autonomie et de flexibilité au personnel dans ses achats
• Huit heures de travail manuel économisées et réinvesties dans le budget, l’expérience client et le soutien aux équipes, pour stimuler la croissance
• Plus de 1 100 $ économisés en frais de change – près de 2 000 $ d’économies par mois en tenant compte des remises en argent
• Des intérêts élevés sur les fonds conservés chez Float, et la flexibilité de pouvoir les retirer à tout moment

Les détails

En pleine phase de croissance, Viva Talent brûlait un temps fou dans des tâches administratives à la fois manuelles et répétitives touchant les finances. Éplucher les relevés de carte de crédit, boucler les dépenses et approuver manuellement chaque achat de l’équipe empiétait sur les priorités liées à la croissance.

Faute de cartes d’entreprise pour le personnel, même les cofondateurs et co-PDG Adnan Khan et Fineas Tatar se retrouvaient submergés par les tâches administratives.

« À peu près tout le monde devait passer par nous pour la moindre dépense, que ce soit pour 1 $ ou 1 000 $ », souligne Adnan. « Il fallait sortir nos relevés bancaires, puis l’équipe comptable devait s’y retrouver au milieu de toutes les transactions. C’était extrêmement manuel. »

En parallèle, Adnan et Fineas devaient aussi penser à annuler les abonnements. Ils savaient bien que la situation ne pouvait plus durer.

Adnan a donc cherché une solution qui permettrait à Viva de fournir une carte d’entreprise à chaque membre de l’équipe qui en avait besoin. Il fallait trouver une plateforme offrant un contrôle sur les dépenses et un système centralisé pour faciliter la comptabilité. 

Viva s’est d’abord tournée vers les grandes banques canadiennes, sans rien trouver qui réponde à ses besoins. Elle s’est ensuite rabattue sur des solutions de technologie financière plus modernes aux États-Unis, constatant vite l’impasse : celles-ci n’étaient pas accessibles aux entités canadiennes, ou alors n’offraient pas les fonctionnalités clés dont elle avait besoin. L’équipe se heurtait à une intégration laborieuse avec QuickBooks, à des cartes livrées en retard ou égarées, et à des limites de crédit trop basses.

« On a vu notre dernier fournisseur commencer à retirer des fonctionnalités pour les clients canadiens mais à en ajouter pour les autres », relate Adnan. « On savait qu’on ne serait pas une priorité à long terme et que leur plateforme finirait par nous laisser de côté. »

Adnan connaissait Float grâce aux panneaux publicitaires et à des connaissances communes au sein de l’entreprise. Il a pris le temps d’évaluer l’expérience utilisateur, l’intégration aux outils comptables, les frais et les taux d’intérêt, sans oublier la qualité du service à la clientèle. La décision était facile, car on peut tester la plateforme sans risque grâce à un essai gratuit. Et la prise en charge tout au long de l’intégration et de la migration a grandement facilité la mise en œuvre.

« C’est incroyable qu’il n’y ait absolument rien à payer pour accéder à la plateforme », déclare Adnan. « Ça s’est passé comme sur des roulettes. Et l’équipe Float nous a beaucoup aidés pour la transition, ce que la plupart des fournisseurs n’auraient pas fait. » 

Au début, Adnan appréhendait un peu la migration de toutes les finances de Viva vers Float, depuis l’ancien fournisseur. 

« Il a fallu changer de carte de crédit pour tous nos abonnements de logiciels-services, mais Float nous a aidés. C’était très facile d’attribuer de nouvelles cartes à nos employés et aux fournisseurs; le gros du travail ne reposait plus sur mes épaules. »

L’adoption de Float a permis à Viva de remettre des cartes physiques et virtuelles aux membres de son équipe répartis entre le Canada, les États-Unis et l’Amérique latine. Les employés gagnent en flexibilité et en autonomie, tandis que les cofondateurs et l’équipe comptable de Viva sont enfin libérés de la lourdeur administrative. De plus, les approbations et les demandes ne passent plus par les cofondateurs, ce qui redonne du temps et de l’énergie à l’équipe. 

« On peut maintenant fixer des limites aux dépenses des gestionnaires », explique Adnan. « On peut attribuer des cartes pour des besoins précis, avec une date d’expiration pour le crédit ou la limite accordée. Cela nous a permis de décentraliser la gestion des dépenses et de donner plus de marge de manœuvre à nos employés, dans un vrai climat de confiance. 

Grâce à la solution centralisée de gestion des dépenses de Float, Viva a maintenant une vue d’ensemble claire sur toutes ses dépenses, rassemblées au même endroit pour un suivi impeccable.

L’équipe comptable de Viva a économisé au moins huit heures par mois qui étaient auparavant consacrées au rapprochement manuel des dépenses et à l’examen des relevés de carte de crédit. 

« Ces huit heures, on les consacre maintenant à analyser nos dépenses d’exploitation pour savoir où va et où devrait aller l’argent, à planifier nos budgets et à avoir une bien meilleure vue d’ensemble de nos finances d’entreprise », explique Adnan. « Et on ne passe même pas toutes ces huit heures-là sur des questions de finances. On les réinvestit auprès de nos clients et de nos équipes, dans des initiatives qui font réellement bouger les choses pour l’entreprise. » 

En plus de gagner du temps, Viva économise sur ses opérations de change et touche un taux d’intérêt avantageux sur les fonds qu’elle conserve sur Float. Avant d’utiliser Float, Viva plaçait ses excédents de trésorerie dans des CPG, ce qui immobilisait ses fonds pendant trois à douze mois. Avec Float, Viva gagne sur les deux tableaux : un rendement intéressant sur ses surplus et la souplesse de récupérer ses fonds quand bon lui semble.

Viva s’est fixé un objectif de taille : tripler son chiffre d’affaires d’une année à l’autre. Pour y arriver, Adnan veut se concentrer davantage à acquérir de nouveaux clients et talents, tout en rehaussant l’expérience client et celle de son personnel.

« Chaque minute passée sur autre chose nous éloigne de notre croissance », affirme-t-il. « On comprend l’importance de la gestion financière, mais on sait aussi que le temps qu’on y passe ne génère pas nécessairement de la croissance directe pour l’entreprise. On a donc besoin que ce volet-là fonctionne sur le pilote automatique le plus possible. »

C’est exactement ce que Float apporte à Viva : un pilote automatique, et la tranquillité d’esprit en prime.