Comment Ocean Wise a économisé plus de 1 200 heures de tâches administratives par année grâce à Float

Le défi

Face à la croissance rapide de l’organisme de conservation Ocean Wise, l’équipe financière de huit personnes s’est retrouvée avec un système de gestion des dépenses désuet, hérité de la séparation d’avec l’Aquarium de Vancouver en 2021. Le personnel utilisait des cartes de crédit physiques d’une des grandes banques et des feuilles Excel pour suivre de 300 à 500 transactions par mois, chaque dépense exigeant 10 minutes de traitement manuel. Le système était particulièrement pénible pour les équipes sur le terrain, qui devaient souvent payer de leur poche les fournitures d’urgence, des collations sans allergènes pour les programmes jeunesse jusqu’au matériel de dernière minute pour le nettoyage des rivages. Les fins de mois tournaient au cauchemar : les gestionnaires mettaient des mois à soumettre leurs dépenses, créant un arriéré qui compliquait le suivi auprès des bailleurs de fonds publics et des commanditaires privés.

La solution

Ocean Wise avait besoin d’une solution moderne de gestion des dépenses capable de répondre à ses exigences de financement complexes, tout en donnant plus d’autonomie à ses équipes décentralisées. C’est là que Float entre en jeu, choisie pour trois raisons clés :

1. L’autonomie sous contrôle‍

L’émission de cartes virtuelles et physiques (en CAD et en USD) se fait en quelques secondes. L’équipe des finances prédéfinit les limites, les codes comptables et les circuits d’approbation par programme pour que les équipes sur le terrain puissent dépenser en toute tranquillité.

2. La saisie mobile, même hors ligne

Les employés prennent les reçus en photo avec leur téléphone, et des rappels automatisés relancent les retardataires. L’équipe des finances n’a plus à faire de suivis sur Slack.

3. Une visibilité centralisée

Chaque dépense s’affiche en direct sur un tableau de bord, se voit attribuer les bons codes selon des règles prédéfinies et s’exporte en lot directement dans Sage Intacct. Fini les feuilles de calcul et les saisies en double : place à une traçabilité intégrale.

« Côté opérations, Float nous évite de couler sous la charge. » – Charlie Kattay, comptable chez Ocean Wise

En devenant autonome en 2021, Ocean Wise a hérité de systèmes qui ne répondaient plus à ses ambitieux objectifs de conservation. Consciente qu’il lui fallait de meilleurs outils pour appuyer l’essor mondial de l’organisme, l’équipe des finances a trouvé en Float la solution pour orchestrer ce virage.

La différence s’est fait sentir sur-le-champ, et à tous les niveaux. Les équipes sur le terrain, dirigées par des employés comme Brittany MacLean, responsable des programmes jeunesse, ont enfin obtenu la flexibilité dont elles avaient besoin. Avant Float, les employés passaient des heures à faire le suivi des dépenses, payaient de leur poche et devaient attendre des semaines avant d’être remboursés. Brittany peut maintenant acheter des fournitures d’urgence pour les jeunes qui ont des allergies, photographier le reçu et soumettre la dépense sur l’appli instantanément.

Pour Terry Burmas, directeur des finances, la plateforme a véritablement changé la donne pour la clôture mensuelle. La saisie manuelle qui prenait des heures et retardait la clôture de plusieurs jours se règle désormais en un seul téléversement groupé, directement dans le logiciel comptable.

« Ça a vraiment renforcé nos contrôles internes », déclare Terry. « Tout est réuni au même endroit : les différents reçus, les pièces justificatives et les bons codes comptables. Pour les audits externes aussi, ça nous a beaucoup facilité la vie. »

Les résultats

Les chiffres racontent une histoire convaincante. Lors de sa première année avec Float, Ocean Wise a économisé plus de 1 200 heures, qu’il peut maintenant réinvestir dans sa mission de conservation. Mais cette transformation ne se limite pas aux seuls gains d’efficacité.

Charlie Kattau, de l’équipe des finances, explique comment Float a résolu leur problème de décentralisation. Jusque-là, les cartes étaient réservées aux gestionnaires, qui devaient donc être présents pour chaque achat. Les jeunes employés qui payaient de leur poche devaient souvent attendre trois semaines ou plus avant d’être remboursés – un sérieux frein à la rétention pour un organisme propulsé par l’énergie de la relève.

La plateforme a renforcé les contrôles financiers tout en simplifiant la vie de tout le monde. Ocean Wise navigue désormais en eaux calmes malgré des exigences d’audit strictes et des rapports de subvention complexes : chaque reçu est photographié et imputé au bon code dès l’achat. L’équipe canadienne de Float a fait preuve d’une écoute et d’une agilité exemplaires, toujours attentive aux commentaires pour apporter rapidement les améliorations nécessaires.

À mesure qu’Ocean Wise grandit à l’international, Float tient le cap et s’adapte à ses nouveaux besoins. Pour Brittany, qui passe ses journées à protéger les rivages et à éduquer les jeunes, la différence saute aux yeux :

« Float me facilite énormément la vie. C’est tellement génial, tellement simple à utiliser, et on se rapproche de notre objectif de protéger les océans en mettant nos énergies là où ça compte vraiment », confie-t-elle.

Pour Lasse Gustavsson, président-directeur général d’Ocean Wise, Float est devenue un pilier incontournable de l’excellence opérationnelle de l’organisme.

« Pour chacune de nos initiatives chez Ocean Wise, notre boussole pointe vers le même horizon : rivaliser avec ce qui se fait de mieux sur la planète », déclare-t-il. « De toutes les plateformes de gestion financière sur le marché, Float est de loin la meilleure que nous ayons trouvée. »

Des côtes de Vancouver jusqu’à ses programmes en Afrique et en Asie, Ocean Wise prouve que protéger les océans exige bien plus que de la passion : il faut des opérations hors pair. Grâce à Float, l’un ne va plus sans l’autre.