Comment Makeship peut jongler facilement avec deux devises grâce à Float

Le défi

Une petite équipe financière de deux personnes gérait de nombreuses transactions de dépenses en CAD et en USD. Les banques canadiennes traditionnelles exigeaient que Makeship paie pour des cartes supplémentaires inutiles et proposaient des cartes de crédit prépayées peu pratiques pour les dépenses quotidiennes. Sans visibilité claire sur les abonnements et les logiciels, difficile de vérifier la légitimité des dépenses ou de détecter les surfacturations.

La solution

En permettant à Makeship de dépenser tant en USD qu’en CAD, Float lui offre toute la flexibilité nécessaire pour gérer ses comptes multidevises. La petite équipe financière compte énormément sur la plateforme intuitive de gestion des dépenses de Float pour prévoir et suivre ses frais avec précision. Résultat : des fins de mois bouclées en un temps record et un budget maîtrisé de bout en bout, grâce aux cartes par fournisseur et au suivi en temps réel.

Les résultats

• 60 % moins de temps consacré au rapprochement et à la clôture des fins de mois.
• Rapprochement instantané grâce à l’envoi direct des reçus par Slack, SMS ou courriel.
• 80 % des dépenses de l’entreprise gérées facilement avec Float, en CAD et en USD.

Les détails

Reconnue pour sa capacité à aider les créateurs à croître rapidement et à vivre de leurs projets, Makeship avait besoin d’une solution de cartes d’entreprise tout aussi novatrice et flexible. Avec des dépenses réparties entre le Canada et les États-Unis, l’entreprise s’est vite heurtée aux limites des cartes bancaires traditionnelles. Les frais annuels et de change grugeaient le résultat net, mais l’équipe appréhendait un processus de transition lourd : deux comptes distincts et une facture qui grimpe avec chaque utilisateur additionnel.

Ventes doublées chaque année, transactions en CAD et en USD : Makeship avait besoin d’une plateforme ultraflexible, axée sur les économies directes et les remises en argent plutôt que sur les points aériens. Critère non négociable : pas question de payer pour ajouter des cartes. Les options étaient rares, d’autant que l’entreprise voulait à tout prix éviter le casse-tête de devoir retracer les dépenses de chacun sur des cartes partagées.

Pour Madelaine Fielding, contrôleuse générale chez Makeship, il devait forcément y avoir une solution.

« À la direction des finances, nous avons épluché le marché des cartes d’entreprise et les solutions de gestion des dépenses. Il fallait trouver la perle rare! », raconte Madelaine.

C’est par un heureux concours de circonstances que Makeship s’est tournée vers Float : Ayant fait ses études aux côtés de Griffin Keglevich, cofondateur de Float, Madelaine l’a rapidement mis en relation avec son homologue chez Makeship, Rakan Al-Shawaf, et les deux se sont rencontrés pour discuter de leurs parcours d’entrepreneurs. Plus tard, au moment d’évaluer les plateformes de gestion des dépenses, l’équipe s’est souvenue de la proposition de valeur de Float et y a vu la solution à ses problèmes.

« Dès le départ, nous avons senti que Float comprenait vraiment les défis des entreprises canadiennes », souligne Madelaine. « En tant que jeune entreprise axée sur la croissance, nous n’avons pas le temps de vérifier chaque dépense en l’associant aux codes comptables, ou de courir après les employés pour des reçus égarés. Il nous faut un système de gestion des dépenses qui fonctionne comme nous : rapidement, efficacement et droit au but. »

Comme Makeship fonctionne par sociofinancement, les cartes préapprovisionnées de Float étaient la solution parfaite pour ses entrées de fonds initiales. L’équipe peut approvisionner les cartes et les dédier à des abonnements précis ou à des dépenses récurrentes. Comme les fonds inutilisés expirent à une certaine date, toute somme supplémentaire est automatiquement refusée et signalée. Par ailleurs, comme la plateforme demande aux employés de fournir leurs reçus immédiatement après chaque paiement, Madelaine peut enfin consacrer son expertise financière à des tâches à plus haute valeur ajoutée, plutôt que de chercher à comprendre qui a acheté quoi ou de faire la chasse aux reçus.

« Dès le départ, nous avons senti que Float comprenait vraiment les défis des entreprises canadiennes. »

Madeline Fielding, contrôleuse générale chez Makeship

Au début, les cartes Float étaient réservées à la haute direction et à l’équipe des finances, mais d’autres membres du personnel ont rapidement pu les utiliser.

« La visibilité et le contrôle des dépenses offerts par Float nous ont donné la tranquillité d’esprit nécessaire pour élargir l’accès aux cartes en toute sécurité. Notre équipe a ainsi gagné en autonomie et en confiance, sans surcharge de travail ni inquiétude de notre côté », explique Madelaine. 

Devant les retombées positives d’un système de gestion des dépenses aussi clair et convivial, Makeship a remis des cartes à de plus en plus d’employés. Jusqu’à maintenant, 80 % des dépenses totales de Makeship passent par Float.

Comme 75 % des dépenses [de Makeship] sont récurrentes d’un mois à l’autre, Madelaine et son équipe n’ont plus rien à faire pour les gérer.

Le soutien technique de Float a également été beaucoup plus efficace que celui d’autres partenaires. Leur système de paie met 7 jours à répondre aux demandes, et les banques traditionnelles prennent 5 jours. « Float est là chaque fois que nous avons besoin d’eux. Et s’il y a le moindre problème avec une carte, nous pouvons immédiatement la suspendre et en émettre une nouvelle, sans aucune interruption de nos activités. »

« Les cartes de Float sont la solution parfaite pour Makeship, il n’y a pas de doute », affirme Madelaine. « L’implantation de nos systèmes a été un jeu d’enfant : des recrues jusqu’aux hauts dirigeants, tout le monde comprend comment ça fonctionne – et tout le monde s’en sert. C’est une grande victoire pour nous. »