Comment Impact Kitchen a économisé plus de 100 heures par année grâce à Float

Le défi

Formée de trois personnes, la petite équipe des finances d’Impact Kitchen a dû relever le défi de gérer sept programmes de cartes de crédit bancaires distincts. Elle courait sans cesse après les reçus en plus d’être occupée à saisir manuellement les factures dans NetSuite, une tâche très chronophage. La clôture de fin de mois s’est transformée en un processus long et sujet aux erreurs. L’équipe ratait souvent les échéances et voyait le temps consacré à des projets plus stratégiques empiété. La fragmentation du système de cartes entraînait d’importantes difficultés opérationnelles. Les cartes étaient liées à la direction générale de chaque restaurant. À chaque mutation, l’équipe était contrainte de mettre à jour les renseignements de paiement des fournisseurs, ce qui causait de graves perturbations.

La solution

Impact Kitchen devait unifier et simplifier son système de gestion des dépenses, fragmenté entre ses sept restaurants. Xavi Ysarn, analyste financier principal, et Katherine Lei, directrice des finances, ont déployé Float pour centraliser toutes les activités sur une seule et même plateforme. Chaque restaurant s’est vu attribuer une carte fournisseur numérique et des cartes physiques pour les responsables sur place, ce qui garantissait l’uniformité des contrôles, sans compromettre la souplesse nécessaire à l’échelle locale. Les rappels de reçus automatisés, l’appariement des codes comptables et les exportations en un clic dans NetSuite sont venus remplacer les processus manuels et la communication fragmentée. Le siège social avait donc la visibilité et le contrôle nécessaires pour gérer les dépenses en toute fluidité à l’échelle de l’entreprise.

Les détails

Formée de trois personnes, l’équipe des finances d’Impact Kitchen assume de vastes responsabilités : de la production de rapports à la budgétisation en passant par les prévisions et les activités financières quotidiennes. Est également comprise la supervision du processus intégral de gestion des comptes fournisseurs, qui, à chaque période, couvre plus de 500 transactions provenant de plus de 150 partenaires commerciaux et fournisseurs dans les secteurs de l’alimentation, des boissons, de l’emballage, des opérations et des logiciels. Avant Float, tout se faisait manuellement.

« C’était une lourde charge administrative », explique Katherine Lei, directrice des finances chez Impact Kitchen. 

En plus des paiements aux fournisseurs, il fallait traiter les achats ponctuels de la direction générale, des chefs et des autres responsables. Tous les détails des transactions devaient être saisis manuellement, par les membres du personnel, puis par l’équipe des finances dans le système comptable. D’autres se contentaient d’envoyer à la personne chargée de la comptabilité un texto mensuel qui contenait une photo de leurs reçus, sans aucune description. « Le processus n’avait rien de facile pour personne : ni pour le personnel ni pour l’équipe des finances. »

Xavi Ysarn, analyste financier principal, se souvient que, lors de son entrée en service en juin 2024, il avait l’impression d’occuper un deuxième emploi lors de la clôture mensuelle.

« Il fallait saisir manuellement chaque transaction dans NetSuite », explique-t-il. « C’était interminable. »

En quête d’une solution, Xavi a découvert Float : une entreprise canadienne proposant une plateforme conviviale pour le personnel et les responsables de l’administration. Mieux encore, elle s’intègre à NetSuite, ce qui permet d’automatiser le codage des transactions, et de réduire la saisie manuelle et les erreurs.

De concert avec Katherine, Xavi a déployé Float dans les sept restaurants. Chacun a reçu une carte fournisseur numérique pour garantir la continuité de la facturation. De plus, les cartes physiques individuelles permettent aux responsables d’effectuer des achats sans utiliser leurs fonds personnels. « On a éliminé toutes les autres cartes de crédit, pour tout transférer vers Float », explique Xavi.

Les effets ne se sont pas fait attendre. Les rappels de reçus sont désormais transmis automatiquement; le service des finances n’a plus à relancer les collègues. Les règles d’exportation permettent un appariement préalable des codes comptables et des services. Les transactions s’intègrent facilement à NetSuite : Xavi n’a qu’à les vérifier et à cliquer pour exporter.

Grâce à Float, la gestion d’une chaîne de restaurants gagne en simplicité, surtout lorsque l’équipe des finances est en télétravail. L’équipe maintient la visibilité et le contrôle, qu’elle soit en télétravail ou dans un restaurant.

Cette dernière apprécie particulièrement la facilité avec laquelle Float permet de :

• demander une nouvelle carte;
• demander une augmentation temporaire de la limite de crédit;
• veiller au respect des règles de dépenses grâce à des rappels automatisés;
• vérifier les codes comptables avant d’exporter les données dans NetSuite.

Dans un contexte où Impact Kitchen poursuit son expansion et ouvre de nouveaux restaurants à New York, Xavi peut également créer des comptes en dollars américains en quelques minutes. Aucune visite en succursale. Aucun aller-retour. Aucuns frais mensuels. Une gestion simplifiée des dépenses transfrontalières depuis un tableau de bord unique.

Float offre la structure et l’automatisation financières dont une entreprise florissante comme Impact Kitchen a besoin pour préserver son agilité sans compromettre le contrôle. La plateforme transforme un processus traditionnellement manuel et complexe en un système simplifié qui fonctionne sans tracas. L’équipe passe désormais moins de temps sur les rapprochements et peut se concentrer sur sa mission : offrir des aliments nutritifs, aussi sains que savoureux pour ses clients.

« Peu importe l’ampleur de la croissance d’Impact Kitchen, Float restera une solution durable pour nous », affirme Katherine.