Comment Float a éliminé 96 % des tâches comptables répétitives de Coastal Reign

Le défi

Demander des cartes bancaires traditionnelles était long et fastidieux, avec des délais d’attente pouvant atteindre trois semaines pour les employés. Faute de visibilité, les fondateurs avaient du mal à déterminer qui avait réglé quoi dans l’équipe. Reçus envoyés en retard, pièces justificatives égarées : les fins de mois tournaient à la course contre la montre.

La solution

Coastal Reign a fourni des cartes Float à un quart des employés, leur donnant un accès immédiat aux fonds nécessaires pour gagner en efficacité. Avec des cartes attitrées, fini la course aux justificatifs : Float relance instantanément l’utilisateur par Slack, SMS ou courriel pour qu’il envoie son reçu immédiatement après la transaction. L’équipe des finances pouvait garder l’œil sur tout, et l’équipe n’avait plus à redouter les fins de mois.

Les résultats

• Les fins de mois se bouclent en une heure au lieu d’une journée, grâce à l’envoi numérique des reçus et à l’attribution automatique des codes comptables.
• Plus besoin de recourir à un autre fournisseur pour le rapprochement.
• Zéro angle mort sur les achats de l’équipe, avec des contrôles pour désactiver ou remplacer une carte en un claquement de doigts.
• Float s’intègre avec Xero, pour une tenue de livres sans effort.

Les détails

En l’espace de dix ans, les cofondateurs de Coastal Reign, Eddison Ng et Boaz Chan, ont transformé ce projet né dans un salon en une entreprise d’envergure mondiale comptant plus de 30 employés. Mais malgré cette croissance rapide, l’équipe continuait de se relayer une unique carte bancaire traditionnelle. Résultat : confusion, stress et d’interminables suivis pour réussir à clore les comptes à la fin du mois.

« Lorsqu’on partageait la même carte, personne ne portait vraiment le chapeau », confie Eddison. « On passait notre temps à courir après les reçus. C’est important, mais c’était la pire corvée pour la personne qui devait s’en occuper. » Et on se demandait si certaines transactions étaient légitimes ou frauduleuses. Toute cette incertitude finissait par nous faire perdre le sommeil. »

Les deux associés ont envisagé de demander d’autres cartes de crédit pour plus de flexibilité, mais ils n’avaient pas envie de se déplacer en succursale, de remplir des formulaires interminables, ni d’attendre des semaines avant de recevoir des cartes physiques. Et si un employé quittait l’entreprise, il fallait tout recommencer à zéro, puisque les cartes bancaires n’étaient pas transférables. C’était sans compter le problème de fond : aucune responsabilisation à l’interne, et toujours cette chasse aux reçus.

L’aide-comptable a alors suggéré la carte et la plateforme de gestion des dépenses de Float.

En quelques clics sur le Web, les huit employés concernés disposaient déjà d’une carte virtuelle à leur nom, et leur carte physique était expédiée sur demande en à peine 24 heures. L’équipe choisissait elle-même le montant initial de chaque carte, et les fonds étaient renfloués automatiquement dès que le solde passait sous un certain seuil. 

« On conserve un solde suffisant et on active le réapprovisionnement automatique pour éviter toute interruption », explique Eddison. « Pour qu’une équipe avance soudée, chacun doit avoir les fonds requis pour travailler sans devoir attendre après des approbations de virement. C’est aussi simple que ça. »

Mieux encore, Eddison et Boaz n’ont plus à se casser la tête pour savoir qui a dépensé quoi. Comme il n’y a pas de frais supplémentaires pour les cartes additionnelles, chaque employé concerné a désormais sa propre carte. Les cartes peuvent aussi être attribuées par fournisseur ou par code comptable, ce qui facilite grandement le suivi des transactions et des dépenses récurrentes. Et comme Float envoie automatiquement un courriel, un SMS ou un message Slack après chaque transaction, les employés n’ont qu’à joindre une photo ou leur reçu. À la fin du mois, on boucle la comptabilité en mode zen, sans avoir à quêter de vieilles factures.

« La règle est simple : il faut téléverser son reçu immédiatement dans Float, puis la carte est débloquée et on peut recommencer à dépenser. Les autres plateformes de gestion des dépenses ne nous offraient pas ce degré de contrôle. »

Pour les dépenses ponctuelles, comme un billet d’avion ou une conférence, l’équipe peut ajuster les paramètres pour que les fonds expirent après une date précise ou ne dépassent pas un certain plafond. C’est pratique pour allouer des sommes plus importantes ou confier une carte à des employés ayant moins d’ancienneté. Pour les dépenses récurrentes, comme les abonnements ou les dîners d’équipe hebdomadaires, les sommes préallouées peuvent rester faibles, mais être réinitialisées chaque jour, chaque semaine, chaque mois ou chaque année.

« Float est incroyablement intuitif, et notre équipe a tout de suite aimé sa simplicité et sa facilité d’utilisation », souligne Eddison. « De plus, notre aide-comptable adore les rapports détaillés et la possibilité de repérer les anomalies sur-le-champ. »

Un incident du genre s’est d’ailleurs produit au début : un fournisseur avait partagé par accident les données confidentielles d’une carte par courriel. Avec une carte traditionnelle, Coastal Reign aurait perdu des heures à chercher le bon numéro, à poireauter au téléphone, à fournir des renseignements pour faire annuler la carte, puis à attendre des semaines avant de recevoir la nouvelle. Mais avec Float, tout a été réglé en quelques minutes : la carte a été annulée immédiatement, et une nouvelle a été créée.

« Grâce à Float, nous avons le champ libre pour nous concentrer sur ce qui compte vraiment : le travail à valeur ajoutée, appuyé sur les données, qui fait grandir notre entreprise et profite directement à nos clients. », affirme Eddison. « Float élimine 99 % des tâches répétitives et manuelles. La tenue de livres est automatisée, alors nos chiffres sont exacts et à jour – croyez-moi, ça aide à dormir sur ses deux oreilles. »