Comment une équipe de trois personnes a économisé plus de trois heures par mois en adoptant Float

Le défi

Dans des entreprises antérieures, Chad avait été confronté aux difficultés de la gestion traditionnelle des dépenses : cartes de crédit partagées, feuilles de calcul désordonnées et heures interminables consacrées au rapprochement des reçus. Lorsqu’il a cofondé BES+D, pas question pour lui de revivre pareille situation. Avec seulement trois membres, l’équipe avait besoin d’un outil financier ultraperformant, sans frais administratifs ou de traitement manuel supplémentaires.

Pour un fondateur qui assumait plusieurs rôles, cette approche n’était pas qu’inefficace : elle exposait l’entreprise à des risques accrus, ce qui la rendait vulnérable aux erreurs et aux pertes de temps. De plus, le rapprochement manuel entraînait des retards et un manque de visibilité, et Chad était forcé d’effectuer des tâches qui ne contribuaient aucunement à la croissance.

Pour corser le tout, la plupart des cartes de crédit d’entreprise exigeaient une garantie personnelle, ce qui n’avait rien d’idéal pour le fondateur qui tenait à bien séparer responsabilités professionnelle et personnelle. BES+D avait donc besoin d’une solution qui lui offrait un contrôle accru, une réduction des risques et une transition fluide vers la maturité opérationnelle, sans complexité ni effectifs supplémentaires nécessaires.

La solution

Lors du lancement de BES+D, Chad s’est mis à la recherche d’une solution financière moderne. C’est alors qu’il a découvert Float. Conçue pour les entreprises canadiennes, la plateforme prépayée offrait tout ce dont son équipe avait besoin : accès instantané à des cartes d’entreprise, catégorisation automatisée des dépenses et aucune garantie personnelle exigée.

Mieux encore, BES+D était à même de se lancer immédiatement. Nul besoin d’attendre une banque ou un service à la clientèle. En un rien de temps, l’entreprise a émis des cartes virtuelles associées à des fournisseurs ou à des types d’achats particuliers, ce qui a accéléré le rapprochement et réduit les risques d’erreur humaine. L’époque où l’équipe devait se préoccuper de la non-concordance des reçus ou se passer une seule carte était révolue.

L’intégration de Float avec QuickBooks en ligne a également changé la donne. Les catégories et les codes comptables sont attribués dans Float, ce qui permet à BES+D de synchroniser les données avec QuickBooks en ligne sans dédoublement de tâches.

Les résultats

• Le rapprochement des dépenses, qui prenait des heures, se règle maintenant en moins d’une heure
• Plusieurs cartes virtuelles personnalisées selon les fournisseurs et les catégories de dépenses
• Des contrôles internes renforcés sans effectifs supplémentaires
• Finis les notes de frais manuelles et les échanges de cartes

Les détails

Lors du lancement de Built-Environment Signage & Décor, les fondateurs savaient qu’ils devaient éviter de reproduire les inefficacités dont ils avaient été témoins dans les processus financiers d’autres entreprises. 

« Dans notre entreprise précédente, dont on s’est depuis départis, on a réalisé un chiffre d’affaires de près de 1,5 million de dollars lors de notre meilleure année. Mais on n’avait qu’une seule carte de crédit d’entreprise qu’on faisait circuler dans l’équipe, pour éviter les difficultés d’en demander d’autres », explique Chad Croissant, cofondateur de Built-Environment Signage & Décor.

BES+D ne pouvait se permettre de suivre une approche obsolète, car ses effectifs ne suffisaient pas. Elle devait donc trouver une solution aux inexactitudes et aux retards inhérents aux processus manuels et trouver une solution simplifiée dès le départ. 

Ayant eu recours à des processus de gestion des dépenses manuels dans d’autres entreprises, Chad était bien au fait du nombre d’heures perdues à chercher des reçus et à rapprocher les dépenses à la fin du mois. Compte tenu de la taille de l’équipe et des grandes exigences des clients, chaque heure comptait.

« Avec BES+D, on a fait le choix de miser sur des pratiques innovantes », explique Chad. « Heureusement pour nous, Float partage cette conviction qu’on peut mieux faire les choses. Je suis reconnaissant que tout ait été si simple. »

De par sa conception, la solution de Float offre rapidité et simplicité. Elle est donc idéale pour un propriétaire de petite entreprise qui, en plus de tout le reste, gère ses finances. Grâce à la configuration en libre-service, BES+D n’a pas eu à faire appel au soutien informatique ni à embaucher des spécialistes financiers pour se lancer. L’interface intuitive de la plateforme et ses documents d’aide intégrés ont facilité l’émission des cartes, la mise en place des règles et l’automatisation dès le premier jour.

« On n’a pas eu à attendre de parler à qui que ce soit », dit Chad. « Le processus d’auto-intégration est très bien conçu. »

Tout était en place en quelques minutes. BES+D a utilisé les cartes de crédit d’entreprise virtuelles de Float, la catégorisation automatisée et la saisie des reçus : autant d’atouts qui s’intégraient en toute fluidité à ses activités quotidiennes. Grâce aux cartes virtuelles, BES+D a désormais une vue d’ensemble claire de ses dépenses. Toutefois, la véritable valeur réside dans la souplesse et le contrôle. 

« En cas de compromission, on n’a qu’une seule carte à remplacer. C’est beaucoup moins contraignant que d’avoir à rediriger tout un réseau de paiements », explique Chad.

L’intégration avec QuickBooks en ligne a été l’élément décisif. « On peut attribuer des codes et tout transférer dans QuickBooks sans aucune manipulation supplémentaire », explique Chad.  

En associant les cartes virtuelles à des fournisseurs, à des outils récurrents, voire à des projets particuliers, BES+D était à même de catégoriser les dépenses instantanément, sans avoir à jouer aux devinettes ni aux détectives à la fin du mois. L’automatisation permet de réduire les erreurs et de produire des rapports plus clairs, plus rapidement.

Float a également clarifié la gestion des dépenses. Grâce à des cartes distinctes selon les fournisseurs et les services, l’entreprise a une meilleure vue d’ensemble des sorties d’argent. Et comme la solution est prépayée, il n’y a aucun risque de dépasser le budget ni d’engager des frais non autorisés. 

BES+D peut éviter les risques liés aux cartes partagées ou aux lignes de crédit d’entreprise à limites élevées. Chaque carte a un objectif clair et est assortie d’une limite de dépenses; l’équipe peut donc maîtriser les dépenses sans mettre de freins.

En ce moment, la majeure partie des dépenses d’exploitation de BES+D passe par Float. Alors que l’équipe continuera d’adopter de nouvelles fonctionnalités, comme le paiement de factures, pour accroître l’uniformité et renforcer ses flux de travail, Chad est convaincu que Float saura évoluer au même rythme que l’entreprise. 

« Dans notre ancienne entreprise, l’un ou l’autre des associés devait passer des heures à recouper les chiffres, vérifier les justificatifs et s’assurer que la comptabilité avait tout le nécessaire », raconte Chad. « Chez BES+D, on n’a pas d’équipe comptable à l’interne; on a vraiment bien fait d’adopter Float dès le début. »

Les finances ne devraient pas freiner une entreprise agile qui nourrit de grandes ambitions, comme BES+D. Pendant que Float gère la partie technique, Chad et son équipe peuvent mettre de côté les feuilles de calcul et se concentrer sur la conception et la création de solutions d’affichage qui se démarquent.

« La finance n’est pas notre domaine d’expertise. Float prend le relais sur tout ce qu’on ne maîtrise pas et nous guide jusqu’à la fin, pour qu’on puisse se concentrer à bâtir les autres aspects de notre entreprise. »