Comment Alvéole a économisé plus de 4 000 $ par mois et simplifié la gestion de ses dépenses grâce à Float.

Le défi

L’équipe des finances d’Alvéole était submergée par les tâches manuelles : elle devait jongler entre les remboursements dans Concur et les cartes d’entreprise traditionnelles pour les équipes sur le terrain. Le personnel des régions éloignées devait payer de sa propre poche ou attendre l’approbation du siège social, ce qui entraînait des retards, suscitait de la frustration et se soldait par un grand manque de visibilité et de contrôle.

La solution

Grâce à Float, Alvéole a centralisé toutes ses dépenses (des cartes d’entreprise aux remboursements) sur une seule et même plateforme. Les équipes sur le terrain ont vite adopté l’interface intuitive de Float, tandis que les rapports en temps réel, les contrôles d’équipe et le rapprochement accéléré ont permis à l’équipe des finances de préserver son agilité et son efficacité au fil de la croissance de l’entreprise.

Les résultats

• Remplacement de Concur, ce qui a permis d’éliminer une dépense de 4 000 $ par mois
• Suivi simplifié des remboursements et des dépenses
• Grâce aux cartes physiques et virtuelles, les équipes sur le terrain ont un accès direct aux fonds de l’entreprise
• L’équipe des finances a ramené la clôture mensuelle à deux jours
• Visibilité en temps réel des dépenses des différentes équipes et entités

Les détails

Lorsque Jessica De Fanti Teoli est entrée au service de l’équipe des finances d’Alvéole, elle a hérité d’un système de gestion des dépenses fragmenté. Concur servait aux remboursements, mais son prix était exorbitant et sa complexité, exaspérante. Parallèlement, le personnel des différentes régions se partageait des cartes d’entreprise; les rapports manquaient donc de clarté, et le suivi, de cohérence.

« Il était insensé que chaque achat passe par le siège social », explique Jessica. « Il fallait offrir aux apiculteurs et aux responsables un meilleur mode d’achat, sans goulots d’étranglement. »

Float proposait une solution tout-en-un facile à déployer et encore plus facile à utiliser pour le personnel hors du siège social. Grâce aux cartes physiques et virtuelles, Alvéole pouvait donner au personnel un accès aux fonds de l’entreprise, tout en maîtrisant les dépenses. De plus, grâce au produit de remboursement de Float, l’entreprise n’avait plus à utiliser Concur.

« Dès la résiliation de notre abonnement à Concur, on a économisé plus de 4 000 $ par mois. Rien que pour ça, Float en valait le coup. Mais on a aussi économisé des heures de travail chaque semaine. »

Jessica a créé des guides personnalisés pour aider le personnel à comprendre la marche à suivre pour bien baliser les dépenses et soumettre les rapports. Elle a donné aux équipes à distance des séances de formation destinée à chaque fonction, adaptées aux besoins des équipes administratives, de l’exploitation et du marketing. Elle est d’avis que l’effort initial en valait le coup. L’équipe a pu ainsi surmonter les difficultés liées à la gestion du changement, favoriser une adoption immédiate et profiter rapidement du gain de temps offert par la gestion de toutes les dépenses dans Float.

« Comme la plateforme de Float est très conviviale, il y a eu très peu de questions. Même notre équipe sur le terrain a vite compris comment l’utiliser. Les responsables ont maintenant une visibilité en temps réel, sans avoir à attendre les rapports de fin de mois. »

Grâce au changement, Alvéole a pu accélérer la production des rapports financiers. La clôture mensuelle, qui prenait auparavant près d’une semaine, ne demande maintenant que deux jours, même avec des centaines de transactions de plusieurs entités.

« Plus question de retourner en arrière. Si Float devait disparaître demain, j’aimerais mieux tout faire à la main que de réutiliser Concur. Ce n’est pas peu dire. »